POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
SPHERE est appelé à recueillir des renseignements de nature personnelle sur la santé, le mode de vie et la situation financière de sa clientèle. Consciente de la sensibilité de ces renseignements, SPHERE s’est toujours assuré de les conserver dans la plus stricte confidentialité.
La présente politique a pour objectif de confirmer, officialiser et promouvoir la protection des renseignements personnels des participants, des promoteurs, des employés et des administrateurs de SPHERE.
Si par ailleurs vous visitez notre site Web, vous naviguerez dans la plupart des pages sans que vous n’ayez à nous fournir la moindre information vous concernant. Il se peut toutefois que nous ayons besoin d’information afin de vous donner les services que vous nous demandez; cette déclaration de confidentialité vous explique comment nous collectons et utilisons ces données. Veuillez lire attentivement la déclaration de confidentialité qui suit.
1. Renseignements personnels
Un renseignement personnel est défini comme étant toute information sur un individu qui permet de l’identifier.
Les renseignements personnels doivent être protégés; peu importe la nature de leur support ou leur forme : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autres.
2. Fins de la collecte des renseignements
SPHERE doit déterminer les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. Toute personne mandatée par SPHERE pour recueillir des renseignements doit être en mesure d’expliquer à la personne concernée à quelles fins sont destinés ces renseignements.
La collecte de renseignements auprès de participants et de promoteurs se fera généralement par le biais de différents formulaires. Les renseignements recueillis auprès des participants et des employeurs auront pour uniques objectifs de déterminer l’admissibilité aux services et programmes de SPHERE et de recueillir des données statistiques pour rendre des comptes au gouvernement.
Les renseignements divulgués dans ces formulaires peuvent être communiqués à certains ministères et organismes, et les consentements à cet effet se trouvent déjà dans lesdits formulaires. Quant à la confidentialité des renseignements qui ont été communiqués, SPHERE doit aussi respecter les ententes de confidentialité convenues avec ces ministères et organismes.
Sur notre site Web. Nous vous demanderons des renseignements lorsque nous aurons besoin de données permettant de vous identifier personnellement (renseignements personnels) ou dans le but de vous contacter. Les renseignements personnels collectés par SPHERE se limitent souvent à votre adresse de messagerie, votre langue, votre pays ou votre lieu de résidence, mais elles peuvent comprendre d’autres informations afin de vous donner le service que vous nous demandez.
SPHERE recueille également des renseignements sur les pages de son site Web que vous avez consultées. Ces données sont définies simplement par un identifiant unique et ne sont jamais reliées aux renseignements personnels vous concernant. Nous utilisons vos renseignements personnels pour les cinq raisons suivantes :
- Pour nous assurer que notre site répond correctement à vos attentes;
- Pour vous fournir des services tels que des bulletins d’information, des événements, des formations;
- Pour nous aider à créer et à fournir un contenu plus approprié à vos besoins;
- Pour vous informer, si vous le souhaitez, sur la mise à jour des produits, les offres spéciales, la mise à jour d’informations et autres nouveaux services de SPHERE;
- Pour vous permettre, le cas échéant, d’accéder à des zones de notre site dont l’accès est limité.
Les données de visites du site peuvent être combinées avec des données démographiques anonymes dans le but d’établir des statistiques; tous les renseignements obtenus étant utilisés de manière à fournir un contenu plus pertinent. Dans certaines zones du site de SPHERE dont l’accès est limité, nous combinerons avec votre accord les données de visite du site avec vos renseignements personnels afin de vous proposer des contenus personnalisés. Sans votre autorisation, nous ne pourrons combiner vos renseignements personnels avec celles des visites du site pour vous offrir du contenu personnalisé.
Nous demandons parfois à d’autres entreprises de fournir certains services en notre nom, par exemple l’emballage, l’envoi et la remise de produits de SPHERE, la réponse aux questions de notre clientèle concernant des produits ou des services, l’envoi de courrier postal et le traitement d’inscriptions à des séminaires ou événements. Nous ne donnons à ces entreprises que les renseignements dont elles ont besoin pour fournir le service et il leur est formellement interdit d’utiliser ces renseignements à toute autre fin.
3. Consentement
Toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication ultérieure de renseignements personnels qui la concernent et y consentir expressément.
Toute personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. SPHERE doit informer la personne des conséquences d’un tel retrait, ce qui pourrait notamment comprendre l’impossibilité pour SPHERE de fournir un service.
Il peut arriver que SPHERE utilise et communique des renseignements personnels sans consentement dans certaines situations. SPHERE communiquera vos renseignements personnels, sans préavis, uniquement si la loi l’exige ou si nous pensons en toute bonne foi qu’il est nécessaire de : (a) nous conformer à des décrets de loi ou à une procédure légale engagée à l’encontre de SPHERE ou du site; (b) protéger et défendre les droits ou la propriété de SPHERE et de ses sites Web et (c) agir dans des cas d’urgence pour protéger la sécurité personnelle des utilisateurs de SPHERE, de ses sites Web ou du public.
4. Limite de la collecte, utilisation, communication et conservation
SPHERE doit toujours procéder de façon honnête et licite dans la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de renseignements. SPHERE ne doit pas recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige.
SPHERE doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées. SPHERE ne recueillera les renseignements personnels qu’auprès de la personne concernée à moins que cette dernière consente à ce que SPHERE les recueille auprès de tiers.
Les renseignements personnels que détient SPHERE ne seront accessibles qu’aux personnes ayant qualité pour en prendre connaissance et ces personnes ne pourront les consulter que lorsque cela sera nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.
SPHERE ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées et ils doivent être détruits conformément à la politique de conservation des dossiers de SPHERE.
SPHERE échangera parfois des renseignements personnels concernant des participants avec les intervenants impliqués. SPHERE ne s’adonnera, en aucune circonstance, à la vente de listes de clients.
Exactitude
SPHERE doit appliquer des méthodes visant à assurer que les renseignements personnels soient aussi exacts et complets que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
SPHERE ne mettra pas à jour de façon systématique les renseignements personnels reçus à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis.
5. Responsabilité
L’organisme SPHERE est responsable des renseignements personnels qu’il a en sa possession ou sous sa garde, y compris les renseignements confiés à une tierce partie aux fins de traitement.
SPHERE doit renseigner et former adéquatement ses employés sur les politiques et pratiques adoptées dans le domaine de la protection des renseignements personnels.
6. Mesures de sécurité
SPHERE a mis en place et continue de mettre à jour les mesures de sécurité appropriées afin que les renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et qu’ils soient protégés contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisée.
SPHERE détruit tout renseignement personnel lorsque la finalité de leur collecte est accomplie ou anonymise les renseignements pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes. La destruction des documents se fait par l’entremise d’un organisme qui est responsable de détruire les dossiers et cela de façon confidentielle.
Sécurité en ligne. SPHERE s’engage à assurer la protection de vos renseignements personnels. Nous faisons appel à diverses technologies et procédures de sécurité afin d’assurer la protection de vos données personnelles et éviter qu’elles ne soient consultées, utilisées ou divulguées sans autorisation. Par exemple, nous stockons les renseignements que vous nous fournissez sur des serveurs dont l’accès est limité et qui sont situés dans des installations surveillées. Lorsque nous transmettons des données confidentielles sur Internet, ces données sont protégées au moyen d’un système de cryptage tel que le protocole SSL (Secure Socket Layer).
Utilisation des cookies. Lorsque vous visitez le site Web de SPHERE, un cookie est placé sur votre ordinateur (si vous avez activé l’enregistrement des cookies), ou est lu si vous avez déjà visité ce site auparavant.
L’une des fonctions de ce cookie est d’aider à recueillir des données statistiques sur les visites du site, tel que décrit plus haut. Nous utilisons également ce cookie pour conserver en mémoire vos préférences de mise en page, comme la paramétrisation des tailles de police et de choix de couleurs, ou encore, pour conserver en mémoire l’information que vous auriez saisie dans des champs de formulaire afin de vous éviter d’avoir à la saisir chaque fois que vous consultez notre site Web. Nous utilisons des cookies dans le simple but d’améliorer votre expérience comme utilisateur sur le site de SPHERE, et non d’espionner vos faits et gestes.
Si votre navigateur est configuré pour refuser le cookie du site Web de SPHERE, vous pourrez afficher le texte à l’écran mais vous ne pourrez pas profiter d’une visite pleinement personnalisée.
Modifications occasionnelles. SPHERE met occasionnellement à jour sa politique de protection des renseignements personnels. Dans ce cas, nous corrigeons également la date de la « dernière mise à jour » située après la déclaration de confidentialité. En cas de modifications substantielles de cette déclaration, SPHERE vous l’indiquera en plaçant une notice visible sur son site Web.
7. Incident de confidentialité
SPHERE doit prendre les mesures nécessaires pour diminuer les risques et éviter les incidents. Si l’organisme a des motifs de croire qu’il s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’il détient, il prendra les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
SPHERE doit évaluer la gravité du risque de préjudice pour les personnes concernées. Pour ce faire, il doit considérer, notamment :
- la sensibilité des renseignements concernés;
- les conséquences appréhendées de leur utilisation;
- la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
Si l’analyse fait ressortir un risque de préjudice sérieux, l’organisme doit prendre les mesures nécessaires pour aviser la Commission d’accès à l’information du Québec de l’incident et des personnes concernées par l’incident.
SPHERE a la responsabilité de tenir un registre des incidents portant sur la confidentialité, dans lequel il collige tous les incidents impliquant des renseignements personnels. Il doit y inscrire même les incidents qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux. À la demande de la Commission, l’organisation doit transmettre une copie de son registre.
8. Accès aux renseignements personnels
Les politiques et pratiques de SPHERE concernant la protection des renseignements personnels doivent facilement être accessibles à toute personne.
SPHERE doit informer toute personne de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et de son droit à la consultation.
Toute personne a la possibilité de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels la concernant et d’y faire apporter les corrections appropriées.
En principe, seule la personne sur qui portent les renseignements peut avoir accès à son dossier. S’il contient un renseignement inexact, incomplet ou équivoque, cette personne peut demander qu’il soit corrigé. La demande sera aussi considérée si elle provient d’une personne agissant à titre de représentant, d’héritier, de successeur de la personne concernée, d’administrateur de la succession, de bénéficiaire d’une assurance-vie ou de titulaire de l’autorité parentale. Dans tous les cas, cette personne devra établir son identité.
9. Procédure d’accès
La demande d’accès à des renseignements personnels ou de rectification de ces renseignements par la personne concernée doit être faite par écrit à Mme Nancy Moreau, directrice générale de SPHERE.
Si Mme Moreau reçoit une demande de communication de renseignements, elle doit répondre dans un délai raisonnable. Toute demande d’accès aux renseignements ou demande de rectification doit être transmise par courriel : [email protected] ou par la poste à l’adresse suivante:
Madame Nancy Moreau
SPHERE
210, boul. Charest Est, 5e étage
Québec (Québec) G1K 3H1
Cette information est également disponible directement sur le site Internet ou dans un document accessible au public sur le site Internet.
SPHERE est assujetti à La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (L.R.Q., c. P-39.1)